Bedrijfsprocessen automatiseren die nu nog van mensen afhangen
Ergens in je bedrijf zit een proces dat draait omdat iemand het handmatig draaiende houdt. Data die van het ene systeem naar het andere wordt overgetikt, een export die elke maandag met de hand wordt gemaakt, een deployment die alleen die ene developer durft te doen. Het werkt, tot die persoon op vakantie gaat. Riotbyte automatiseert die processen met maatwerk software, maar alleen waar standaardsoftware het niet oplost.
Waarom processen automatiseren zo vaak blijft liggen
Systemen praten niet met elkaar, dus doet een mens het
Je webshop, je boekhoudpakket en je voorraadsysteem weten niets van elkaar. Dus tikt iemand orders over, controleert iemand handmatig of de facturatie klopt, en wordt er wekelijks een export gemaakt om twee systemen weer gelijk te trekken. Het valt niet op als bottleneck omdat het al jaren zo gaat, maar de kosten lopen op met elke order die erbij komt.
Het proces hangt aan 1 persoon
Bij vrijwel elk bedrijf dat we binnenkomen ligt beheer of deployment bij 1 persoon of 1 klein team. Bij Syntec, TU Delft Library en Skalar zagen we hetzelfde patroon. Iemand weet hoe het werkt, en zolang die er is gaat het goed. Bij TU Delft betekende dat wekelijkse aandacht voor de research data repository, ook 's avonds. Het systeem viel niet om, maar de organisatie kon niet zonder die ene persoon.
Je software laat het net niet toe, dus bouw je eromheen
Je backoffice pakket doet 80 procent van wat je nodig hebt. Voor de rest zijn er custom velden aangemaakt, workflows omgebogen en koppelingen bedacht. Elke aanpassing werkt, maar niemand overziet nog het geheel. Op enig moment kost het onderhouden van al die uitzonderingen meer dan het pakket je oplevert.
Hoe wij bedrijfsprocessen automatiseren
Eerst het proces begrijpen, dan pas automatiseren
Wat is een discovery traject?Het risico bij proces automatisering is dat je het bestaande proces exact nabouwt in software, inclusief de omwegen die er ooit in zijn geslopen. Dan heb je een snellere versie van iets dat niet klopte. We beginnen daarom met een discovery van maximaal 2 weken: wat doet het proces, waarom, en wat zou er gebeuren als het anders liep. Pas daarna bepalen we wat er geautomatiseerd wordt.
Standaardsoftware als het kan, maatwerk als het moet
Je bouwt geen facturatiesysteem als er al 100 goede bestaan. Als een bestaand pakket je probleem oplost, adviseren we dat, ook als wij daar minder werk aan hebben. Het omslagpunt ligt bij het aantal uitzonderingen: zodra je tien custom velden en vijf omgebogen workflows nodig hebt om een backoffice pakket werkend te krijgen, betaal je voor iets dat niet meer past. Dat is het moment om naar maatwerk te kijken.
Systemen koppelen zodat data zichzelf verplaatst
Het grootste deel van het handwerk verdwijnt zodra systemen elkaar rechtstreeks kunnen bereiken. We bouwen koppelingen tussen webshops, boekhoudsystemen, voorraadbeheer, vervoerders en interne applicaties. Bij Volkswagen verving dat een proces waarbij elke paar minuten de complete historie opnieuw naar de fabriek ging, zonder te herkennen wat al verstuurd was. Nu gaan alleen wijzigingen door, in beide richtingen, ingebouwd in het bestaande systeem zonder dat de werkvloer er iets van merkte.
Automatiseren zodat het niet meer aan 1 persoon hangt
Een geautomatiseerd proces is pas af als het zonder toezicht draait. Dat betekent geautomatiseerde tests, monitoring die afgaat voordat iemand het merkt, en een deployment proces dat fouten opvangt voor ze in productie belanden. Bij TU Delft Library was dat het verschil tussen wekelijks bijspringen en een proces dat zelfstandig draait.
Zo verloopt een automatiseringstraject bij Riotbyte
Discovery (maximaal 2 weken)
We brengen het proces in kaart zoals het echt loopt, niet zoals het op papier hoort te lopen. Waar zit het handwerk, welke systemen zijn betrokken, en wat is de bottleneck. Resultaat: een concreet plan met scope, aanpak en inschatting.
Eerste automatisering live
We beginnen bij het proces met de meeste handmatige uren of het grootste risico. Die gaat als eerste live, zodat je resultaat ziet voordat het hele traject af is.
Uitbreiden per milestone
Op basis van wat het eerste proces oplevert, bepalen we samen welk proces volgt. Elke milestone heeft een eigen scope en doorlooptijd die we vooraf bepalen.
Beheer zonder afhankelijkheid
Monitoring, tests en documentatie zorgen dat het proces blijft draaien zonder dat iemand het handmatig bewaakt. Je kunt op elk moment met een ander team verder.
Een proces dat afhankelijk was van 1 persoon, draait nu zelfstandig.
De research data repository van TU Delft Library vroeg wekelijks om aandacht. Er was geen geautomatiseerde controle tussen een codewijziging en productie, dus elke aanpassing was handwerk met risico. Een ontwikkelaar hield het platform in de gaten en sprong bij wanneer het nodig was, ook 's avonds. Riotbyte loste eerst het stabiliteitsprobleem op en zette daarna testautomatisering neer, zodat wijzigingen zonder handmatige controle naar productie kunnen. Wat eerst een paar avonden per maand aan ongeplande inzet kostte, vraagt nu geen aandacht meer.
Veelgestelde vragen over bedrijfsprocessen automatiseren
Wat is procesautomatisering precies?
Procesautomatisering betekent dat stappen die nu handmatig gebeuren door software worden overgenomen. Dat kan gaan om data die tussen systemen wordt overgezet, om controles die iemand nu met het oog doet, of om terugkerend werk zoals rapportages en exports. Het doel is niet om mensen te vervangen maar om werk weg te halen dat geen oordeel vraagt.
Wat is het verschil tussen processen digitaliseren en automatiseren?
Digitaliseren betekent dat een papieren of handmatige stap in software terechtkomt. Automatiseren betekent dat die stap zonder tussenkomst verloopt. Een formulier dat nu digitaal wordt ingevuld in plaats van op papier is gedigitaliseerd. Pas als de ingevulde gegevens automatisch in het juiste systeem belanden, is het geautomatiseerd.
Welke processen kun je het beste automatiseren?
In onze trajecten komen twee categorien het vaakst terug. De eerste is data-uitwisseling tussen systemen die niet met elkaar praten, zoals facturatie, orders en voorraad. De tweede is operationeel werk binnen het bedrijf, zoals registratie in het veld, rapportages en beheer of deployment dat nu bij 1 persoon ligt. Begin bij het proces met de meeste handmatige uren of het grootste risico als er iemand uitvalt.
Hebben we hiervoor maatwerk nodig of kan het met standaardsoftware?
Vaak kan het met standaardsoftware, en dan adviseren we dat. Maatwerk wordt pas interessant als je merkt dat je een bestaand pakket met veel custom velden en omgebogen workflows moet oprekken om het passend te maken. Op dat punt kost het onderhouden van al die uitzonderingen meer dan een oplossing die vanaf het begin klopt.
Kunnen jullie koppelen met onze bestaande systemen?
Ja. We bouwen koppelingen met onder andere Exact, Shopify, WooCommerce, PostNL, DPD en interne applicaties. Als een systeem een API heeft, is er vrijwel altijd een koppeling mogelijk. Bij systemen zonder API kijken we naar alternatieven zoals bestandsuitwisseling of een tussenlaag.
Hoe lang duurt het voor we resultaat zien?
Dat hangt af van het proces. We werken bewust in milestones zodat de eerste automatisering live gaat voordat het hele traject af is. Na de discovery van maximaal 2 weken weet je welk proces als eerste wordt aangepakt en wanneer dat draait.
Eerlijk: wanneer wij niet de juiste keuze zijn
Liever vooraf nee dan halverwege uit elkaar. We werken het best met opdrachtgevers die ruimte laten om mee te sturen op de richting, niet alleen op de uitvoering. Herken je dit niet, dan zijn wij waarschijnlijk niet de juiste partij.
- 01Wanneer een standaardpakket je proces goed dekt. Dan is maatwerk zonde van je geld en zeggen we dat gewoon.
- 02Wanneer het proces zelf niet klopt. Automatiseren van een proces dat inhoudelijk rammelt levert een snellere versie van hetzelfde probleem op. Dan is het gesprek eerst inhoudelijk, niet technisch.
- 03Wanneer je een fixed price wilt voor een scope die nog moet uitkristalliseren. We werken per milestone met eerlijke schattingen.
- 04Wanneer je organisatie niet mee wil. Processen automatiseren raakt gewoontes en soms rollen. Als daar geen ruimte voor is, loopt het traject vast ongeacht hoe goed de techniek in elkaar zit.
Vertel ons wat je bouwt
Geen pitch decks nodig. Een paar zinnen over je project is genoeg om een gesprek te starten.
Liever direct een founder mailen? Daniël · Maarten · Niels
Liever algemeen mailen? [email protected]